Đại dịch đang làm trầm trọng thêm tình hình kinh doanh vốn đã khó khăn của các doanh nghiệp, ngay cả những doanh nghiệp có tài chính dồi dào vào đầu năm ngoái cũng đã nhận thấy sự thay đổi trong nhu cầu chi tiêu của khách hàng. Vì vậy, để tồn tại, nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm cách tiết kiệm hết mức có thể các khoản chi phí trong thời kỳ hỗn loạn này, nhưng hầu như không một doanh nghiệp nào để ý đến cách vận hành văn phòng của họ.

Không, bạn không hiểu sai đâu? Văn phòng của bạn là một nơi rất tốt để bắt đầu công cuộc này, và đây là một số cách vô cùng hiệu quả giúp bạn giảm chi phí thuê văn phòng,

1. Đánh giá lại nhu cầu thuê văn phòng

Trước hết, hãy suy nghĩ thật kỹ về quy mô văn phòng mà bạn có thể cần trong ngắn hạn và liệu bạn có cần giảm quy mô văn phòng trong dài hạn hay đổi sang thuê một loại hình văn phòng khác như văn phòng dịch vụ, văn phòng chia sẻ, hoặc thậm chí là văn phòng tại nhà hay không?

Nếu bạn có nhiều không gian chưa sử dụng do những biến động trong thời kỳ Đại dịch, tại sao không chuyển sang một loại hình văn phòng tiết kiệm chi phí hơn? Thật sự điều này rất quan trọng, bởi vì một khi bạn tìm ra được loại văn phòng phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình ở thời điểm này, bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều tiền từ việc giảm quy mô văn phòng hoặc tránh chi quá nhiều vào các loại chi phí không cần thiết trong quá trình hoạt động khi chuyển sang một loại hình văn phòng thích hợp hơn.

Bạn làm điều này càng nhanh, bạn càng có thể tiết kiệm được nhiều tiền hơn cho doanh nghiệp của mình.

2. Hãy sống xanh

Hàng tháng, bạn cũng có thể tiết kiệm được một khoản tiền từ các hóa đơn điện, nước bằng cách ý thức hơn về việc tắt hoàn toàn máy tính của mình vào cuối mỗi ngày, tắt đèn hoặc tốt hơn là chuyển sang chế độ chiếu sáng bằng cảm biến chuyển động nữa đấy!

3. Tối ưu hóa không gian văn phòng

Nếu bạn đang có ý định mở rộng văn phòng của mình trong thời kỳ đại dịch, thì đó là một tin tốt, nhưng thay vì thuê thêm không gian để hỗ trợ sự phát triển của công ty, bạn cũng có thể thiết kế lại các không gian không sử dụng hoặc hầu như không sử dụng để tăng tính hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn không thể tự làm, hãy nhờ một nhà thiết kế chuyên nghiệp giúp đỡ. Họ sẽ thiết kế lại văn phòng, giúp bạn tối ưu hóa không gian làm việc mà không ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất hoặc tinh thần của nhân viên. Bạn sẽ tốn một ít tiền lúc đầu nhưng lại tiết kiệm được cả thời gian, công sức và tiền bạc về lâu dài đấy.

4. Tận dụng các dịch vụ ngắn hạn

Là một doanh nghiệp, bạn thường xuyên phải gặp khách hàng để thuyết trình và thảo luận, nhưng trong văn phòng lại không có phòng họp / hội nghị nào được trang bị hết. Chắc chắn, bạn không thể mời họ đến nhà của mình, không gian quán cà phê thì nhiều khách hàng lại không thích, còn phòng họp / hội nghị trong khách sạn vốn được khách hàng ưa thích nhưng lại quá đắt đối với doanh nghiệp của bạn trong thời gian này. Trong những trường hợp như vậy, bạn có thể thuê các phòng họp / hội nghị theo giờ tại các tòa nhà hoặc các đơn vị chuyên cho thuê văn phòng dịch vụ, nơi có thể đáp ứng cả túi tiền của bạn và khách hàng cho những sự kiện quan trọng này. 

Hình thức thanh toán thường là dùng đến đâu trả tiền đến đó, vì vậy một điểm cộng nữa là bạn cũng có thể dễ dàng theo dõi khoản chi phí này.

5. Chuẩn bị kế hoạch thuê văn phòng từ sớm

Không bao giờ là quá sớm để bắt đầu chuẩn bị kế hoạch đi thuê văn phòng hết. Sắp xếp mọi thứ sẵn sàng từ trước có thể cho bạn rất nhiều thời gian để tìm kiếm văn phòng phù hợp nhất và lên kế hoạch cho ý tưởng về môi trường làm việc và thiết kế.

Ngoài ra, việc gia hạn sớm hoặc thuê mới sớm giúp bạn có lợi thế hơn trong quá trình thương lượng với chủ nhà bằng cách tận dụng những điều kiện thị trường thuận lợi đối với bạn vào thời điểm đó. Nếu làm được như vậy thì bạn đã tiết kiệm được một khoản kha khá cho doanh nghiệp của mình rồi!

Bạn sẽ ngạc nhiên khi biết mình có thể tiết kiệm được bao nhiêu chỉ bằng cách áp dụng 5 cách đơn giản này, và nhấp vào đây để biết thêm thông tin về các gói văn phòng có sẵn tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam nhé.